Nejčastěji se dostáváme do stresu tím, že všechny úkoly držíme v hlavě. Proto je dobré si pořídit diář, kam si můžete všechny úkoly zaznamenat. V pondělí si udělejte hrubý časový plán na celý týden a každý den ráno věnujete 30 minut podrobnějšímu rozplánování dne.
Máte odeslat report nadřízenému nebo kreativně zpracovaný návrh reklamy klientovi? Neodkládejte tyto věci „až na potom“. Nejtěžší úkoly se nejsnadněji plní, pokud je uděláte hned ráno s čerstvou hlavou. Nejproduktivnější je člověk kolem osmé hodiny ranní, kdy dokáže během kratšího času splnit povinnosti, které by mu odpoledne zabraly dvojnásobek.
Každý z nás se čas od času setká s úkolem, který je těžký a někdy si s ním nevíme rady. Tím, že o něm budeme zdlouhavě přemýšlet a konstruovat si hororové scénáře, si nepomůžeme. Pokud se do splnění pustíte s čistou hlavou, zjistíte, že úkol není tak těžký, jak jste si mysleli. Pravděpodobně ho budete mít hotový dřív, než jste doufali.
Smiřte se s tím, že nejste nejlepší člověk na světě, který s přehledem zvládá vařit, nakupovat, učit se s dětmi, plnit deadliny a chodit cvičit. Klidně si řekněte o pomoc a dílčí úkoly nechte na partnerovi, kolegovi nebo dětech. Získáte tím více času pro důležitější věci.
Aby byla vaše práce efektivní, musíte se na ni soustředit. Největším „žroutem“ času v pracovní době je surfování na internetu, kontrola osobního mailu nebo vyřizování nepracovních telefonátů. Často se stane, že se do práce zaberete, ale vyruší vás z ní třeba upozornění na Skype a podobně. Než se opět dostanete do pracovní formy, musíte tomu věnovat několik desítek minut, které vám v konečné fázi mohou chybět na něco jiného. Proto se pokuste pracovat bez osobních online věcí.
Odpočinek po i během práce je velmi důležitý. Ať už si to chcete přiznat, nebo ne, váš mozek nedokáže pracovat 8 hodin v kuse. Když se budete cítit odpočinutí, budete povinnosti zvládat rychleji a efektivněji. Proto si po každé hodině až hodině a půl dejte krátkou pauzu na čaj nebo kávu, prohoďte pár slov s kolegy a nadechněte se čerstvého vzduchu.
Pokud patříte mezi typy lidí, kteří neumějí říkat „Ne“, pravděpodobně se to časem otočí proti vám. Okolí si zvykne, že vy jste ten, kterému přece nevadí, že udělá práci navíc. Nakonec budete v kanceláři sedět od rána do večera a o volném času budete jen snít doma v posteli.
Čas od času se stane, že máme povinností a úkolů nad hlavu. Abyste je lépe stíhali, můžete využít čas, během kterého jedete v tramvaji nebo čekáte u doktora k vyřízení mailů nebo k přípravě na meeting, který vás čeká.
Při práci na velkém projektu neočekávejte, že ho stihnete připravit za jeden den. Pro vaši psychickou pohodu je lepší, pokud si stanovíte několik cílů, kterých chcete v určitém časovém horizontu dosáhnout. Práce bude efektivní a každý den uvidíte, že jste jí kus zvládli. Nemůže se tak stát, že byste nestihli termín odevzdání.
Tato rada příliš nesouvisí s organizací času, ale podpoří vás ve chvíli, kdy to budete potřebovat. Za každý splněný úkol a dodržení termínu se odměňte něčím, co vám udělá opravdu radost!